粵臺人工智能學院會議組織與管理辦法

發(fā)布時間：2021-04-20

　　

    為認真貫徹落實中央八項規(guī)定有關精神，規(guī)范學院各類會議和大型活動的組織與管理，嚴格控制會期和規(guī)模，端正文風會風，講求質(zhì)量和效率，切實解決問題，以及加強對學院會議室的管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序的使用，提供良好的服務，特制定本辦法。

  一、會議的原則

  凡沒有經(jīng)過充分調(diào)研、未形成主導意見的問題不上會，凡可合并召開的會議就要盡量合并召開，凡可通過其它方式解決的事項不上會；所有會議應本著精簡、高效、節(jié)約的原則進行。

  二、會議的種類及負責人

  就會議性質(zhì)而言，可分為黨委會、黨政聯(lián)席會、全院綜合性大會及學院專項工作領導機構(gòu)會議等。

  1.黨委會由行政辦公室負責組織，由黨委書記建議召開；黨政聯(lián)席會由行政辦公室負責組織，參會人員為學院領導班子。

  2.全院綜合性大會由行政辦公室牽頭組織。綜合性會議指：①以學院或黨委名義召開的會議；②要求學院部分院領導參加的綜合性會議；③全院黨員干部大會和全體教職工大會等；有所側(cè)重的會議主要包括如迎新工作會議、運動會、開學儀式、畢業(yè)頒證儀式等等。

  3. 學院專項工作領導機構(gòu)會議由相關領導牽頭組織，機構(gòu)成員配合。

  三、會議召集的基本程序及責任

  1.確定會議議題。全院綜合性會議議題一般由辦公例會確定，學院專項工作領導機構(gòu)會議由各工作領導機構(gòu)成員根據(jù)解決問題的實際需要提出并由機構(gòu)組長審定。在確定會議議題時，務必本著精簡、高效和節(jié)約的原則，可開可不開的會議盡量不開。必須召開的會議，要精心安排，保證會議開得緊湊，達到預期的目的。

  2.確定會議議程、日程和確定主持人程序安排。

  3.確定與會人員名單。全院綜合性會議與會院領導名單由學院辦公室或黨委辦公室安排；召開各種學院專項工作領導機構(gòu)會議，除安排主管院領導出席外，一般不安排其它院領導參加，各單位出席人數(shù)也應控制在最低限度，力爭選派最有代表性的人員出席。

  4.草擬會議通知。召開學院綜合性會議時，由行政辦公室根據(jù)學院辦公例會的決定或?qū)W院領導的指示，草擬會議通知；學院專項工作領導機構(gòu)召開會議時，由各專項工作領導機構(gòu)指派成員或秘書草擬會議通知。

  會議通知含以下要素：會議議題內(nèi)容、應與會人員、會議召開的時間、會期、會議地點、攜帶的材料等。

  5.辦理會議報批手續(xù)。由系部或辦公室主持召開的全院專業(yè)性會議、要求院領導出席的會議、需借用學院公共會議場所召開的各種會議（集會），均需提前一周報行政辦公室備案，以便統(tǒng)籌安排。

  行政辦公室在接受提交的會議申報計劃時，要對會議的內(nèi)容和有關材料進行必要的審核。審核內(nèi)容包括：

  ①是否符合黨和國家有關法律、法規(guī)和政策；

  ②是否有召開的必要，能否通過其它形式達到會議的目的；

  ③領導出席人數(shù)，有無時間出席；

  ④相關會議可否合并召開；

  ⑤會期能否縮短，規(guī)模可否縮小；

  ⑥要求召開的會議在時間、地點、與會人員等方面是否與其它已安排的會議沖突；

  ⑦會議材料是否齊備。

  6.發(fā)布正式會議通知。行政辦公室在對所有申報材料進行審核后，進行統(tǒng)一安排。每周日前安排好接下來一周所有會議。未及時上報的會議，原則上不再臨時安排。會議通知由行政辦公室根據(jù)院領導的分工范圍分送有關院領導審閱，并確定可出席會議的院領導名單后，正式下發(fā)會議通知。

  7.會議材料的準備。綜合性會議材料由行政辦公室負責；學院專項工作領導機構(gòu)會議材料由工作機構(gòu)負責人負責。材料準備包括材料撰寫、材料打印、裝訂、發(fā)放。所有材料應按文件所要求的規(guī)格尺寸，做到盡量保持裝訂簡潔，不得有漏頁、錯頁、錯字、污漬。

  8.會場布置。綜合性會議的會場布置由行政辦公室負責；學院專項工作領導機構(gòu)會議的會場布置，由主持召開的機構(gòu)負責指派人員負責。會場布置包括：會場座位、電子設備使用等。會場布置要嚴格按照國家、省市的相關要求，不擺放鮮花、香煙、水果等。

  9.會場服務。所有大、中型會議，開會前必須進行簽到，決策內(nèi)容較多以及需要較長時間考慮的方案，一般應至少提前兩天發(fā)給與會人員；其它會議的材料可在簽到時發(fā)給。

  10.會后工作。各會議結(jié)束后，應督促有關人員盡快整理會議記錄，編寫會議紀要，同時將院領導重要的即席講話整理成文稿，連同會議紀要，一并送行政辦公室存檔。各會議負責人還應負責檢查會議決議、決定的執(zhí)行與落實情況。

 

 

粵臺人工智能學院

2021年4月20日