第一章 總 則
第一條 為使學(xué)院的黨政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)要求,結(jié)合我院實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定適用于全院各辦公室黨政公文處理工作。
第三條 學(xué)院黨政公文是學(xué)院各辦公室在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū),是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第六條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家秘密的安全。
第七條 各辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,規(guī)范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本辦公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。
第八條 學(xué)院行政辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管學(xué)院的公文處理工作并指導(dǎo)各辦公室的公文處理工作。
第九條 學(xué)院各辦公室應(yīng)當(dāng)指派一名人員負(fù)責(zé)本辦公文處理工作。
第二章 行政公文種類
第十條 學(xué)院工作中使用的公文種類一般有:
(一)決議。適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。
(二)決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,作出決策和部署,獎(jiǎng)懲有關(guān)人員,變更或者撤銷有關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)公告。適用于向?qū)W院內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(四) 意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
(五)通知。適用于需要批轉(zhuǎn)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校上級(jí)機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求各辦公室辦理和需要有關(guān)人員周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。
(六)通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(七)報(bào)告。適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況,答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的詢問(wèn)。
(八)請(qǐng)示。適用于向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(十一)規(guī)定。適用于學(xué)院工作和事務(wù)制定的行為規(guī)范。
(十二)函。適用于不相隸屬的人員之間相互商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十三)會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
第三章 行政公文格式
第十一條 學(xué)院行政公文一般由發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。此外,有的公文根據(jù)需要還應(yīng)注明份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度。
(一)涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào),一般用3號(hào)黑體字。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度標(biāo)明“特急”、“急件”,一般用3號(hào)黑體字。
(三)發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成,也可使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,推薦使用小標(biāo)宋體字。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào),發(fā)文序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注,年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)括入,發(fā)文序號(hào)不加“第”字,不編虛位,在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字;上行文發(fā)文字號(hào)居左空一字編排,與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。
(五)上行文應(yīng)注明簽發(fā)人,其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)標(biāo)題。一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文只需將事由寫(xiě)清楚,不必照抄原標(biāo)題。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),字號(hào)為2號(hào)小標(biāo)宋體,多行時(shí)注意回行詞意完整,長(zhǎng)短適宜,使用梯形或菱形。
(七)主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
(八)附件說(shuō)明。公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后,發(fā)文單位署名、成文日期之前注明附件的順序號(hào)和名稱。
(1)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
(2)成文日期。署會(huì)議通過(guò)或單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。會(huì)議通過(guò)的文件一般應(yīng)注明會(huì)議日期和名稱。日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(九)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。
(十)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十一)印發(fā)部門和印發(fā)日期。公文的印發(fā)部門和印發(fā)日期。
第十二條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 向外報(bào)出的公文或以學(xué)院名義發(fā)布的有發(fā)文字號(hào)的文件,版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;學(xué)院上報(bào)學(xué)校的請(qǐng)示、報(bào)告,也需用學(xué)院紅頭公文紙打印。
第十四條 公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十五條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對(duì)性和可操作性。堅(jiān)持非行文不可才行文的原則,對(duì)內(nèi)容重復(fù)、不成熟、可發(fā)可不發(fā)的公文,堅(jiān)決不發(fā)。要減少例行性、事務(wù)性公文。
第十六條 學(xué)院的行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,正確選用文種,不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十七條 向上級(jí)單位行文,原則上主送一個(gè)上級(jí)單位,根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位。
第十八條 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第五章 公文發(fā)文辦理
第十九條 公文發(fā)文辦理指學(xué)院為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、處置辦畢公文等,這一程序具有很強(qiáng)的確定性和不可逆轉(zhuǎn)性,應(yīng)嚴(yán)格遵守。
第二十條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問(wèn)題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡(jiǎn)潔,主題突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精煉。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分進(jìn)行論證,廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。
(六)各辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)本辦重要公文起草工作。
(七)草擬公文要規(guī)范。草擬公文盡量為打印件,文稿應(yīng)整潔,條理清楚,材料準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)明;修改、批閱公文用筆應(yīng)符合公文歸檔要求,應(yīng)如實(shí)保留修改的痕跡。
第二十一條 公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)是否必須行文,行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。
(四)文種是否正確,格式是否規(guī)范;人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。
(五)確定發(fā)文代字。
(六)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
第二十二條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回起并說(shuō)明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需做進(jìn)一步研究和修改的,需修改后重新報(bào)送。
第二十三條 學(xué)院公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā);學(xué)院重要公文和上行文由學(xué)院院長(zhǎng)簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意。
第二十四條 公文的用印。對(duì)將要發(fā)出的公文加蓋公章,用印時(shí)不能出現(xiàn)落款名和印章不一致的現(xiàn)象。
第二十五條 公文的繕印和分發(fā)。以學(xué)院名義發(fā)出的公文,由學(xué)院行政辦公室統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記。公文要由學(xué)院行政辦公室統(tǒng)一印制,行政辦公室分發(fā)。公文印制嚴(yán)格按照省委關(guān)于改進(jìn)文風(fēng)的“八項(xiàng)措施”執(zhí)行,嚴(yán)格控制文件數(shù)量,精簡(jiǎn)紙質(zhì)文件印發(fā),積極推進(jìn)文件信息化建設(shè)。
第六章 公文收文辦理
第二十六條 公文收文辦理包括簽收、登記、審核、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。
第二十七條 公文處理要迅速。收發(fā)文件要及時(shí),急件要隨時(shí)辦理,做到當(dāng)天事當(dāng)天畢。對(duì)指定期限上報(bào)的文件,各辦公室應(yīng)按要求提前做好準(zhǔn)備,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理,盡量避免臨時(shí)報(bào)呈領(lǐng)導(dǎo)閱批的情況。各辦公室對(duì)于學(xué)院簽轉(zhuǎn)的公文要及時(shí)處理,一般不得超過(guò)7天,急件不超過(guò)3天。學(xué)院行政辦公室要負(fù)責(zé)催辦、督辦,防止漏辦和延誤。
第七章 公文的歸檔
第二十八條 對(duì)已辦畢的公文,將有保存價(jià)值的部分挑選出來(lái),按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、立卷后移交檔案室進(jìn)行歸檔。
第二十九條 公文的歸檔。需要?dú)w檔的公文必須完整,發(fā)文由發(fā)文稿、底稿、正式文件組成,收文由批文卡、收文原件組成。
第三十條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。
第八章 附則
第三十一條 涉密公文按照相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
第三十二條 本規(guī)定由粵臺(tái)人工智能學(xué)院負(fù)責(zé)解釋。
第三十三條 本規(guī)定自公布之日起施行。
粵臺(tái)人工智能學(xué)院
2021年4月20日