粵臺人工智能學院接待工作規(guī)程

發(fā)布時間：2021-04-20

　　

    為了加強我院行政管理事務，接待領導及來賓的工作更加規(guī)范得體，塑造學院良好外部形象，本著“熱情禮貌、細致周到、厲行節(jié)約、對口接待”的原則，特制訂粵臺人工智能學院接待工作規(guī)程。

一、接待范圍 

1.上級部門各級領導； 

2.校外單位團隊或個人來訪； 

3.領導交辦接待的來賓；

4.其他來賓。 

二、接待原則 

1.熱情、周到、誠懇、嚴謹原則； 

2.對等、對口原則； 

3.節(jié)儉原則； 

4.宣傳學院特色、維護學院形象原則。 

三、接待工作安排

1.在接到接待通知后，向主管領導匯報來院人員的單位、職務、來院目的、來院時間，請示我院參與接待的人員名單。

2.擬定接待方案:

（1）來賓姓名、性別、職務、聯(lián)系電話；

（2）主要來訪內(nèi)容；

（3）到達、返程時間及迎送人員；

（4）食宿、接待地點；

（5）參加接待的領導及工作人員；

（6）接待日程安排。

3.與來賓聯(lián)系人協(xié)商、修訂接待方案

4.落實接待工作。根據(jù)接待方案，協(xié)調(diào)學院各系/室，確定參與接待人員，落實好接待的各個環(huán)節(jié)（包括接送、住宿、就餐、用車、票務、會場、參觀、安全保衛(wèi)、宣傳報道等）。

5.做好接待工作的檔案保存，至少每一季度匯總一次接待工作信息。

四、具體接待環(huán)節(jié)

1.接送。一般不安排接、送站。如果需要，可協(xié)助安排。

2.住宿。主動詢問并根據(jù)來賓要求協(xié)助安排。

3.就餐。按學校有關規(guī)定申請安排，并嚴格控制陪餐人數(shù)。

4.會見。根據(jù)對口對等原則，安排相應院領導和系/室負責人參加會見、座談。提前做好會議室布置與服務安排，包含姓名牌、會議議程、學校學院簡介、鉛筆、茶水等。會議開始后拍照，并做好會議記錄。

5.參觀。根據(jù)工作需要和來賓要求安排相應的參觀，安排好參觀行程，協(xié)調(diào)校內(nèi)相關部門做好接待和情況介紹工作。

6.用車。除安排接、送來賓用車外，根據(jù)接待需要協(xié)助安排在佛期間的工作用車。

7.票務。根據(jù)來賓要求，協(xié)助來賓辦理訂購（退）票。

8.安全保衛(wèi)。接待安排要考慮人身、財產(chǎn)和交通安全等因素。重要領導和客人來訪，應通知保衛(wèi)部門協(xié)調(diào)做好安全保衛(wèi)工作。

9.宣傳。學院辦公室參與接待的人員要主動介紹宣傳學院，樹立學院改革與發(fā)展的形象，重大交流活動，接待結(jié)束后，應撰寫通訊稿，做好新聞宣傳工作。

    

附件1：接待工作安排模板

附件2：接待工作統(tǒng)計表

 

                           粵臺人工智能學院

                           2021年4月20日