粵臺人工智能學(xué)院檔案管理辦法

發(fā)布時間：2021-04-20

　　

第一條 為加強對檔案資料的規(guī)范管理，切實發(fā)揮檔案資料對學(xué)院工作的憑證依據(jù)、工作查考、知識積累、歷史研究等方面的作用，結(jié)合學(xué)院實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指學(xué)院各系部和辦公室在從事招生、教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、服務(wù)社會等各項活動中形成的對學(xué)院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，既包括原始文件，也包括有重要保存價值的復(fù)制件。

第三條 全院教職工，無論其崗位、職責，均具有維護檔案資料的形成與積累、維護檔案資料的齊全、完整與安全的責任。

第四條 學(xué)院檔案資料實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，各系部和辦公室應(yīng)妥善管理本單位形成的檔案資料，按規(guī)定在檔案室集中保存。

第五條 學(xué)院檔案工作由院長領(lǐng)導(dǎo)，工作機構(gòu)設(shè)在行政辦公室，負責對學(xué)院檔案資料工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 各系部和辦公室應(yīng)設(shè)專人兼管文件檔案工作，對本單位應(yīng)形成檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)與安全負責。

第七條 各系部和辦公室應(yīng)對現(xiàn)存的檔案資料進行系統(tǒng)摸排和科學(xué)整理，特別是對年份較為久遠，對學(xué)院各項事業(yè)有重大保存價值的歷史檔案資料進行搶救式保護，對于資料不全的檔案，要通過走訪、征集等手段進行補充，確保學(xué)院歷史檔案資料系統(tǒng)完整。

第八條 學(xué)院教職員工既是檔案資料的形成者，又是實際管理者，應(yīng)提高思想認識，恪盡職守，遵守紀律。

第九條 對學(xué)校要求應(yīng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向?qū)W校檔案館進行移交。同時應(yīng)備份電子文檔或復(fù)制件，由學(xué)院檔案室集中管理。

第十條 各系部和辦公室應(yīng)按照學(xué)院規(guī)定，及時統(tǒng)一將立卷歸檔的檔案材料向?qū)W院檔案室移交，履行必要的移交手續(xù)，任何人不得據(jù)為己有。集中歸檔工作一般于每學(xué)期初第一個月完成，每年集中歸檔兩次。重要材料或保密材料可隨時歸檔。

第十一條 各系部和辦公室應(yīng)根據(jù)其業(yè)務(wù)職能，明確本單位應(yīng)形成的檔案，并對檔案材料的保管期限、密級作出規(guī)定，應(yīng)當建立檔案目錄，便于檔案資料的分類、檢索和利用。

第十二條 各系部和辦公室應(yīng)定期對檔案材料的保存狀態(tài)進行核查，對超過保管期限的檔案資料，經(jīng)審查仍然具有保存價值的資料應(yīng)按照新的保管期限進行妥善保存，對于失去保存價值的檔案材料應(yīng)報請黨政聯(lián)席會議審議后，組織銷毀。

第十三條 各系部和辦公室應(yīng)編制檔案文件資料目錄，以便快速準確查找所需檔案材料。

第十四條 檔案借閱利用時履行借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用與安全保管。

第十五條 下列行為之一的，將依法依規(guī)追究責任：

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第十六條  崗位變動或離任，移交工作時應(yīng)同時移交系統(tǒng)規(guī)范的檔案材料，行政辦公室負責檢查督促，不按規(guī)定移交的，不得進行崗位變動。

第十七條 本辦法自公布之日起施行。

 

粵臺人工智能學(xué)院

2021年4月20日