粵臺人工智能學(xué)院辦公室崗位設(shè)置及職責(zé)

發(fā)布時間：2021-04-20

　　

（一）行政辦公室
1、行政辦公室主任

負(fù)責(zé)學(xué)院辦公室的黨務(wù)和行政全面工作。

一、發(fā)揮辦公室管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)的職能作用，上情下達(dá)、下情上報，在師生與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的溝通中起橋梁與窗口作用，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

二、在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的安排下，傳達(dá)貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策、上級的有關(guān)指示，學(xué)校和學(xué)院的各項(xiàng)決議、決定、通報、通知等，負(fù)責(zé)督促、檢查執(zhí)行情況并催辦落實(shí)。

三、了解學(xué)院黨員教職工的政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作能力等情況，配合、協(xié)助黨校、組織、人事等有關(guān)職能部門做好政審、考察干部等工作。

四、負(fù)責(zé)高層次人才引進(jìn)及服務(wù)工作，辦理教職工調(diào)動、職務(wù)任免、職稱評聘、工資調(diào)整、考核、獎懲等有關(guān)的事務(wù)性工作。

五、協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)抓好黨員的教育和管理。做好接轉(zhuǎn)黨員組織關(guān)系，編造黨員名冊，搞好黨員統(tǒng)計(jì)等工作，協(xié)助學(xué)院黨委做好組織發(fā)展和收繳黨費(fèi)等工作。

六、負(fù)責(zé)做好重要活動的組織協(xié)調(diào)和服務(wù)接待工作；負(fù)責(zé)檢查和審批介紹信，做好信訪接待工作。

七、負(fù)責(zé)學(xué)院周程安排，負(fù)責(zé)全院性會議、黨委會議、黨政聯(lián)席會議、理論中心組學(xué)習(xí)會議等的組織工作，并檢查督辦會議決議的執(zhí)行。

八、協(xié)助學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)做好保密工作、安全穩(wěn)定、黨務(wù)院務(wù)公開工作、信息化工作、工會工作、計(jì)劃生育工作及教職工的生活福利工作。

九、負(fù)責(zé)學(xué)院黨政各類工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)劃、報告材料的組稿、起草并提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審稿后上報。

十、負(fù)責(zé)學(xué)院各種線上線下的文件的處理工作，以及各種報表的統(tǒng)計(jì)工作。

十一、組織開展對外聯(lián)絡(luò)、交流合作和校友工作。

十二、協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)管理好業(yè)務(wù)費(fèi)、基金和職工福利費(fèi)，定期向分管院領(lǐng)導(dǎo)匯報各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用狀況。

十三、負(fù)責(zé)學(xué)院行政、黨委印章的管理工作，并做好使用登記工作。

十四、協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好與學(xué)校職能部門及學(xué)院內(nèi)部各單位之間的工作關(guān)系。

十五、協(xié)調(diào)行政辦配合粵臺明德書院建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組開展書院教育工作。

十六、完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作，重要事件處理做到事前請示，事后匯報。

2、行政辦公室科員（兼科研秘書）

辦公室科員在分管院長的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助院辦公室主任，做好學(xué)院日常行政工作。主要職責(zé)如下：

一、負(fù)責(zé)學(xué)院財務(wù)票據(jù)、經(jīng)費(fèi)的申領(lǐng)、報銷、轉(zhuǎn)帳等財務(wù)管理工作。

二、協(xié)助行政辦公室主任制定每周周程安排，負(fù)責(zé)通知學(xué)院師生各種會議并做好會議準(zhǔn)備工作，以及會議記錄整理工作。

三、負(fù)責(zé)學(xué)院各類文件、公文、來函的收文、呈閱、傳閱、辦理、保管、歸檔、清退等工作。負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的管理工作。

四、負(fù)責(zé)做好學(xué)院對外宣傳工作，包含信息群、學(xué)院網(wǎng)站、學(xué)院公眾號等。

五、負(fù)責(zé)院里辦公用品的采購、保管及發(fā)放事宜。

六、負(fù)責(zé)學(xué)院的資產(chǎn)登記、申購、報廢、日常維護(hù)和管理工作。

七、負(fù)責(zé)處理各辦公室內(nèi)務(wù)衛(wèi)生，保持各會議室的清潔整齊，定期進(jìn)行檢查整理。

八、負(fù)責(zé)收集、整理、管理各系部和辦公室上報的各種資料和信息，協(xié)助完成綜合統(tǒng)計(jì)、綜合檔案（包括電子檔案）的管理工作。

九、協(xié)助行政辦公室主任做好節(jié)假日值班安排、考勤考績情況統(tǒng)計(jì)等工作。

十、協(xié)助行政辦公室主任做好高層次人才招聘、教職工職稱評聘、考核、獎懲、工作量統(tǒng)計(jì)等工作。

十一、負(fù)責(zé)學(xué)院科研管理工作。

十二、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)組織科研項(xiàng)目和成果評獎的申報工作。做好學(xué)院各年度科研項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)、各類成果、獲獎和學(xué)術(shù)活動的統(tǒng)計(jì)、上報工作。

十三、建立學(xué)院教師科研檔案，主動了解科研工作的進(jìn)展情況，并以多種形式保障學(xué)院與科技處信息聯(lián)系的暢通。

十四、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)完成工業(yè)智能現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)學(xué)院管理工作。

十五、在分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)執(zhí)行學(xué)院科技成果推介與轉(zhuǎn)移工作。

十六、在分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)學(xué)院校企合作相關(guān)工作。

十七、及時動員和組織教師積極申報各類科研課題，并收送申報材料。

十八、完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和行政辦公室主任交辦的其它臨時性工作任務(wù)。

 

（二）教務(wù)辦公室
1、教務(wù)辦主任（兼教務(wù)員）

在教學(xué)副院長領(lǐng)導(dǎo)下開展教務(wù)辦各項(xiàng)工作，主要職責(zé)如下：

一、負(fù)責(zé)教務(wù)辦日常工作，指導(dǎo)、監(jiān)督教務(wù)人員履行崗位職責(zé)。

二、協(xié)調(diào)與學(xué)校職能部門、其他院系教務(wù)部門及學(xué)院內(nèi)各系之間的教務(wù)工作關(guān)系。

三、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)組織教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施﹑運(yùn)行與管理及有關(guān)規(guī)章制度的制定、執(zhí)行、修訂完善工作。

四、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)改革、質(zhì)量監(jiān)督等教研工作。

五、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)期教學(xué)工作總結(jié)、年度工作總結(jié)、教學(xué)狀態(tài)評估、高建任務(wù)考核的等數(shù)據(jù)采集工作。

六、組織、安排教學(xué)質(zhì)量檢查和督導(dǎo)，協(xié)助搞好教風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)。

七、組織教務(wù)辦人員做好學(xué)院學(xué)生有關(guān)學(xué)籍方面的管理工作，并及時呈學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后報送教務(wù)處。

八、協(xié)調(diào)教務(wù)辦配合粵臺明德書院建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組開展書院教育工作。

九、負(fù)責(zé)一個系的所有教務(wù)工作，具體工作參照教務(wù)員。

十、完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。

2、教務(wù)辦副主任（兼教務(wù)員）

一、協(xié)助教務(wù)辦主任抓好日常教學(xué)管理工作。

二、負(fù)責(zé)教務(wù)辦公室文件、資料的草擬、收發(fā)、傳閱、管理、歸檔工作，負(fù)責(zé)教務(wù)辦公室各種會議的組織和記錄工作，組織教務(wù)辦人員做好教學(xué)檔案的整理、分類、歸檔、保存工作。

三、組織教務(wù)辦人員做好各類課程表及其它教學(xué)報表的編制工作，負(fù)責(zé)教務(wù)資料統(tǒng)計(jì)、報送等工作，負(fù)責(zé)學(xué)院專兼職教師的課時統(tǒng)計(jì)。

四、組織教務(wù)辦人員解決教學(xué)過程中課程編排、教師調(diào)（代）課、教室、實(shí)訓(xùn)室、教學(xué)設(shè)備器材的使用等問題，保證正常教學(xué)秩序。

五、組織協(xié)調(diào)落實(shí)考試安排和考務(wù)工作。

六、組織教務(wù)辦人員做好各專業(yè)做好每學(xué)期的教材征訂工作。

七、負(fù)責(zé)校企協(xié)同校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)工作。

八、負(fù)責(zé)院屬各教學(xué)單位畢業(yè)設(shè)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)。

九、負(fù)責(zé)一個系的教務(wù)工作，具體工作參照教務(wù)員。

十、完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

3、教務(wù)員

每位教務(wù)員負(fù)責(zé)一到兩個系的教務(wù)工作。具體工作如下：

一、編排所負(fù)責(zé)專業(yè)的課程表，并及時發(fā)給有關(guān)班級和任課教師，處理臨時性課務(wù)調(diào)動事項(xiàng)。

二、配合教務(wù)處和學(xué)院按時、按要求做好開學(xué)時學(xué)生報到注冊工作。

三、管理所負(fù)責(zé)專業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案，確保學(xué)籍檔案信息準(zhǔn)確與安全。負(fù)責(zé)所在專業(yè)學(xué)生成績的查詢、輸出管理工作。

四、受理所負(fù)責(zé)專業(yè)學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動申請，做好制度解釋和學(xué)生思想工作。做好所負(fù)責(zé)專業(yè)每學(xué)期開學(xué)初補(bǔ)考后給學(xué)生出示學(xué)業(yè)警示的工作。

五、做好所負(fù)責(zé)專業(yè)考務(wù)管理工作。

（1）負(fù)責(zé)學(xué)院專業(yè)課考試的考前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，制定專業(yè)課考試安排計(jì)劃，報領(lǐng)導(dǎo)審定后執(zhí)行。

（2）負(fù)責(zé)各種考試試題的收集、審核、報送、保管等工作。

（3）負(fù)責(zé)發(fā)布考試通知。根據(jù)學(xué)校（學(xué)院）考試計(jì)劃，向考試學(xué)生、本院監(jiān)考教師和考務(wù)人員、主考教師通知考試時間、地點(diǎn)和科目。

（4）考試結(jié)束后，監(jiān)督教師及時登錄成績，及時收繳試卷、成績登記表和成績分析表，審核試卷批閱、成績登錄、成績分析情況，監(jiān)督教師及時糾正存在的問題。

（5）做好考試中學(xué)生違紀(jì)情況的處理。

（6）為緩考生辦理緩考手續(xù)。

六、協(xié)助審核畢業(yè)生的畢業(yè)資格和學(xué)位資格，做好學(xué)生畢業(yè)證書的辦理和發(fā)放工作，負(fù)責(zé)整理、移交畢業(yè)生學(xué)籍檔案。

七、做好所負(fù)責(zé)專業(yè)學(xué)生公選課的選課工作，做好大學(xué)英語四、六級考試的報名工作。

八、做好所負(fù)責(zé)專業(yè)教學(xué)檔案的收集、整理歸檔工作，保存人才培養(yǎng)方案、課程建設(shè)等有關(guān)教學(xué)文件。

九、做好所負(fù)責(zé)專業(yè)教學(xué)的信息采集工作。

十、做好所負(fù)責(zé)專業(yè)每學(xué)期的教材征訂工作。

十一、完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)辦主任交辦的其他臨時性工作任務(wù)。

 
（三）學(xué)生工作辦公室
1、團(tuán)委書記（兼輔導(dǎo)員）

一、根據(jù)院黨委的中心工作和校團(tuán)委的工作布置，負(fù)責(zé)院團(tuán)委的全面工作，結(jié)合本院的實(shí)際，開展團(tuán)的工作。

二、規(guī)劃、組織院團(tuán)委各項(xiàng)工作，負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，召開院團(tuán)委委員會議，傳達(dá)上級指示，研究重大問題，定期召開團(tuán)支部書記例會，討論布置工作任務(wù)，總結(jié)交流工作情況。

三、全面負(fù)責(zé)院團(tuán)委的思想建設(shè)。組織團(tuán)員青年學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論; 開展愛國主義、集體主義、社會主義等思想教育活動。

四、負(fù)責(zé)院團(tuán)委的組織建設(shè)和日常管理工作。做好團(tuán)費(fèi)收繳、團(tuán)內(nèi)獎懲、向黨組織推薦優(yōu)秀團(tuán)員等工作事項(xiàng)。

五、組織開展校園文化、社會實(shí)踐等內(nèi)容的學(xué)生課余活動，促進(jìn)健康、文明院風(fēng)的形成。

六、指導(dǎo)院學(xué)生會、學(xué)生社團(tuán)等學(xué)生團(tuán)體開展工作。

七、協(xié)調(diào)學(xué)工辦配合粵臺明德書院建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組開展書院教育工作。

八、負(fù)責(zé)做好學(xué)生的日常教育和管理工作，具體工作參照輔導(dǎo)員。

九、認(rèn)真完成院領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作任務(wù)。

2、輔導(dǎo)員

學(xué)生輔導(dǎo)員是大學(xué)生思想政治教育的骨干力量。學(xué)生輔導(dǎo)員應(yīng)按照學(xué)校黨委和學(xué)院黨委的部署有針對性地開展大學(xué)生思想政治教育活動，負(fù)有在思想、學(xué)習(xí)和生活等方面指導(dǎo)學(xué)生和教育學(xué)生的職責(zé)，負(fù)有根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的安排做好學(xué)生管理與服務(wù)工作的職責(zé)。具體職責(zé)如下：

一、在學(xué)生工作部（處）和學(xué)院黨政的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助院分管學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)，做好學(xué)生思想政治教育和管理工作。

二、協(xié)助院黨委抓好學(xué)生黨支部建設(shè)，協(xié)助學(xué)院團(tuán)委做好團(tuán)員“推優(yōu)”工作，做好黨外積極分子的培養(yǎng)、考察工作，做好黨員的發(fā)展和繼續(xù)教育工作；做好學(xué)生干部的選拔、培養(yǎng)和教育工作，指導(dǎo)學(xué)生增強(qiáng)自我教育和自我管理能力，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。

三、做好學(xué)生的日常管理，引導(dǎo)學(xué)生遵守校規(guī)校紀(jì)，培養(yǎng)勤奮好學(xué)、求實(shí)求真的學(xué)習(xí)品格，建立并完善本學(xué)院學(xué)生工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好違紀(jì)學(xué)生的處理和教育工作。

四、關(guān)心和幫助學(xué)生，做學(xué)生的良師益友，廣泛與學(xué)生開展交友談心活動。經(jīng)常深入教室、宿舍、食堂等場所，及時掌握學(xué)生學(xué)習(xí)、生活等情況，了解學(xué)生思想動態(tài)，并能有針對性地做好思想教育和疏導(dǎo)工作，處理學(xué)生中的突發(fā)事件，及時上報信息。

五、掌握心理健康教育的方法和手段，做好學(xué)生心理健康普及教育和心理輔導(dǎo)工作，深入了解本學(xué)院學(xué)生的心理健康狀況，及時疏導(dǎo)學(xué)生的心理困惑，預(yù)防危機(jī)事件發(fā)生。

六、負(fù)責(zé)本院學(xué)生綜合素質(zhì)測評和各項(xiàng)評優(yōu)工作，做好本院學(xué)生日常教育和文明宿舍建設(shè)工作，協(xié)助相關(guān)部門抓好新生軍訓(xùn)工作及學(xué)生的國防教育工作。

七、做好經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助及國家助學(xué)貸款工作，收集整理貧困學(xué)生檔案；協(xié)助有關(guān)部門教育和督促學(xué)生按時交納學(xué)費(fèi)，履行交費(fèi)義務(wù)，做好欠費(fèi)學(xué)生的學(xué)費(fèi)催繳工作。

八、配合有關(guān)方面對學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)目的、學(xué)習(xí)動機(jī)、學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)方法、學(xué)習(xí)紀(jì)律等教育，著力培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。

九、指導(dǎo)學(xué)生開展志愿者服務(wù)、社會實(shí)踐、校園文化等活動，并及時進(jìn)行總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)交流。

十、制定本院畢業(yè)生就業(yè)方案；做好本院畢業(yè)生鑒定和文明離校工作；做好畢業(yè)生的定期跟蹤調(diào)研工作。

十一、根據(jù)要求承擔(dān)黨課、形勢與政策教育課、思想品德課、就業(yè)指導(dǎo)課和心理健康教育等課程的教學(xué)工作，開展相關(guān)的調(diào)查研究。

十二、完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)工作。

3、班主任

完成《佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院班主任隊(duì)伍建設(shè)實(shí)施細(xì)則（試行）》（佛科院學(xué)〔2018〕7號）文件要求的工作任務(wù)，具體職責(zé)如下：

一、堅(jiān)持立德樹人，按照學(xué)校黨委和學(xué)院黨委的部署有針對性地開展大學(xué)生思想政治教育活動，教育大學(xué)生在大是大非問題上立場堅(jiān)定，旗幟鮮明，言行與黨中央保持一致，堅(jiān)決維護(hù)黨和國家的利益及學(xué)校穩(wěn)定。

二、要用自身高尚的師德師風(fēng)影響學(xué)生，對學(xué)生進(jìn)行思想政治教育、遵紀(jì)守法教育、公民道德教育，幫助大學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，加強(qiáng)學(xué)生理想信念、社會責(zé)任感教育，不斷提高大學(xué)生的思想道德素質(zhì)。

三、全面了解大學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、生活、心理和家庭情況，充分運(yùn)用新媒體建立多形式的網(wǎng)絡(luò)、信息交流平臺，加強(qiáng)與學(xué)生的溝通交流，經(jīng)常深入學(xué)生班級和宿舍，掌握學(xué)生的思想動態(tài)，對學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、心理上存在問題進(jìn)行教育引導(dǎo)，及時向?qū)W院學(xué)生工作干部和學(xué)院黨委反映，并采取有效措施幫助學(xué)生解決各種困難和問題。

四、做好班級日常管理。引導(dǎo)學(xué)生注意安全、遵紀(jì)守法、誠實(shí)守信、舉止文明；協(xié)助做好學(xué)生獎懲工作；協(xié)助做好學(xué)生學(xué)籍異動工作；協(xié)助做好學(xué)生突發(fā)事件和意外事故處理工作。一年級班主任要配合做好迎新工作、新生入學(xué)教育和軍訓(xùn)工作；畢業(yè)班班主任要配合做好畢業(yè)生就業(yè)工作、畢業(yè)生教育和文明離校工作。

五、抓好學(xué)風(fēng)建設(shè)。引導(dǎo)學(xué)生明確學(xué)習(xí)目的、端正學(xué)習(xí)態(tài)度、改善學(xué)習(xí)方法；指導(dǎo)學(xué)生參加科技文化活動、社會實(shí)踐活動和報考研究生；引導(dǎo)學(xué)生自覺遵守學(xué)習(xí)紀(jì)律，嚴(yán)格考勤制度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。

六、抓好班風(fēng)建設(shè)。認(rèn)真做好班干部、團(tuán)干部的選拔、培養(yǎng)和考核工作；指導(dǎo)班干部、團(tuán)干部開展工作，做到每年改選1次班委會，每月至少召開1次班委會及班會，交流、分析班級情況，布置檢查工作；指導(dǎo)班級開展創(chuàng)先爭優(yōu)活動，培養(yǎng)學(xué)生的集體榮譽(yù)感，促進(jìn)優(yōu)良班風(fēng)的形成，協(xié)助抓好班級黨建工作。

七、關(guān)心有困難的學(xué)生。指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生參加勤工助學(xué)、申請國家助學(xué)貸款，并對他們進(jìn)行感恩教育、勵志教育和誠信教育；協(xié)助做好學(xué)生的心理健康教育和心理疏導(dǎo)工作。

八、與輔導(dǎo)員密切溝通，定期交流學(xué)生教育和管理的情況；與任課教師經(jīng)常保持聯(lián)系，聽取任課教師對學(xué)生學(xué)習(xí)情況的反映，同時向任課教師轉(zhuǎn)達(dá)學(xué)生對教學(xué)的意見。

九、發(fā)現(xiàn)學(xué)生有異常情況時，要一時間與學(xué)工辦輔導(dǎo)員聯(lián)系，主動配合學(xué)院做好相關(guān)工作。

十、完成學(xué)院交辦的其它工作。