佛科院設(shè)備〔2017〕9號(hào)《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法》
發(fā)布時(shí)間 :2019年6月30日
實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法
實(shí)驗(yàn)室工作檔案是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展的記載,，是實(shí)驗(yàn)室工作的重要組成部分,，實(shí)驗(yàn)室工作檔案可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案,。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理,，特對(duì)原《佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法》（佛科院設(shè)備〔2015〕4號(hào)）修訂制定本辦法,。
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理體制
1．實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理,，實(shí)行集中與分散相結(jié)合的管理體制,。實(shí)驗(yàn)室工作檔案在主管院長(zhǎng)（主任）領(lǐng)導(dǎo)下，由各實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的管理,。各實(shí)驗(yàn)室必須委派專人負(fù)責(zé)檔案的收集,、整理、歸檔,、著錄及統(tǒng)計(jì)分析工作,。實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
2．實(shí)驗(yàn)室工作檔案必須保持真實(shí)性,、完整性,、規(guī)范性和連續(xù)性，自實(shí)驗(yàn)室建立之日起開始建檔,，逐年積累,，嚴(yán)加管理。
3．檔案管理人員要高度負(fù)責(zé),，及時(shí)收集,，定期整理，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù),。管理人員因工作變動(dòng)時(shí),，要及時(shí)辦理移交手續(xù)。
4．各實(shí)驗(yàn)室原則上要求設(shè)立專門的檔案柜保管檔案,，有條件的可以參照檔案館統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)采用分體式五層檔案柜,，確保檔案的安全。不具備檔案安全保管條件時(shí),，要委托學(xué)院（信息中心）檔案人員代為保管,。
5．實(shí)驗(yàn)室主任要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理及監(jiān)督檢查，各實(shí)驗(yàn)室初步整理好的文件材料須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任審核后,，及時(shí)歸檔,。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案歸檔范圍
1．規(guī)章制度材料類（SB11.1）
（1）實(shí)驗(yàn)室建制批文（含實(shí)驗(yàn)室建立,、合并,、調(diào)整、撤消等）,；
（2）實(shí)驗(yàn)室自訂的規(guī)章制度。
2．各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表,、請(qǐng)示報(bào)告類（SB11.2）
（1）實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員情況學(xué)年度統(tǒng)計(jì)表,；
（2）實(shí)驗(yàn)室學(xué)年度開出實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目明細(xì)表,；
（3）實(shí)驗(yàn)室人員學(xué)年度基本情況明細(xì)表；
（4）實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研固定資產(chǎn)明細(xì)表（單價(jià)為1000元及以上設(shè)備）,；
（5）實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研精密貴重儀器設(shè)備年度效益評(píng)價(jià)表[單臺(tái)（套）價(jià)為10萬(wàn)元及其以上設(shè)備],。
3．實(shí)驗(yàn)室管理類（SB11.3）
（1）實(shí)驗(yàn)室房屋的位置、平面結(jié)構(gòu)圖,、詳細(xì)用途及面積資料,；
（2）實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃及執(zhí)行情況，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃及執(zhí)行情況等,；
（3）實(shí)驗(yàn)室工作的評(píng)估資料,，獎(jiǎng)懲情況；
（4）實(shí)驗(yàn)室學(xué)期工作計(jì)劃及總結(jié)等,；
（5）實(shí)驗(yàn)室學(xué)期開放管理記錄,、實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行日志、三廢處理及安全檢查記錄等,；
（6）實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的科研,、技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目及研究成果（包括論文、鑒定,、專利及獲獎(jiǎng)情況）,；
（7）實(shí)驗(yàn)室年度經(jīng)費(fèi)及使用情況；
（8）實(shí)驗(yàn)室改建,、擴(kuò)建情況等,。
4．實(shí)驗(yàn)人員管理類（SB11.4）
（1）實(shí)驗(yàn)室主任崗位職責(zé)與工作人員崗位責(zé)任制；
（2）實(shí)驗(yàn)室工作人員情況及其變更情況,；
（3）實(shí)驗(yàn)室人員參加學(xué)術(shù)會(huì)議及培訓(xùn)考核記錄及工作人員年度考核表,；
（4）實(shí)驗(yàn)室人員參加教研、科研記錄及獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)稱號(hào)等記錄,。
5．實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理類（SB11.5）
（1）實(shí)驗(yàn)教學(xué)運(yùn)行資料
①人才培養(yǎng)計(jì)劃,、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教材,、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書及參考資料,；
②每學(xué)年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及學(xué)期教學(xué)日歷；
③實(shí)驗(yàn)登記表,、實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容調(diào)整表,；
④實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革方面的資料，包括教研課題,、各種基金支持的改革項(xiàng)目等形成的系列材料,。
（2）實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控資料
①各類實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量檢查、評(píng)估材料,，如新實(shí)驗(yàn)試講試做記錄,、學(xué)生實(shí)驗(yàn)抽查等材料,；
②歷年實(shí)驗(yàn)教學(xué)考試、考核題及有關(guān)分析,、記錄資料,；
③近三年部分學(xué)生的實(shí)驗(yàn)報(bào)告及成績(jī)表。
6．其它（SB11.6）
7．設(shè)備管理類（SB12.1）
（1）儀器設(shè)備的所有隨機(jī)資料（各類說明書,、圖紙,、保修憑證等）；
（2）現(xiàn)有設(shè)備數(shù)量及更新變動(dòng)情況,；
（3）設(shè)備運(yùn)行情況及維護(hù)維修記錄等,；
（4）低值耐用品帳；
（5）大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案,，包括每臺(tái)儀器設(shè)備的使用說明書,、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本,、降等降級(jí)報(bào)告和儀器設(shè)備的報(bào)損報(bào)廢等資料,；
（6）儀器設(shè)備自制改造等情況資料。
8．聲像類（照片SX12.1,、錄音帶SX13.1,、錄像帶SX14.1、
幻燈片SX15.1,、磁盤SX16.1,、影視膠片SX17.1、縮微膠片SX18.1 光盤SX19.1）：
包括有關(guān)實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)及儀器設(shè)備的照片,、影片,、錄音、錄像等聲像資料,。
三,、實(shí)驗(yàn)室工作檔案常規(guī)管理
1．檔案材料的收集
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)及時(shí)把處理完畢的文件材料收回實(shí)驗(yàn)室，對(duì)不完整的材料,，應(yīng)采取積極措施收集齊全,，每學(xué)年末把待歸檔材料進(jìn)行分類、整理,、歸檔,、著錄。
2．檔案的保管期限
由實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)鑒定檔案的價(jià)值,，確定各類檔案的保管期限,。
SB11類檔案保管期限分永久和定期(30年、10年),；SB12類檔案保管期限分永久,、長(zhǎng)期（50年）,、短期（15年）三種。
3．檔案的整理,、著錄與排列
實(shí)驗(yàn)室工作檔案依照歸檔范圍劃分的類別（按學(xué)校檔案編碼要求）進(jìn)行統(tǒng)一分類，每一類別依據(jù)檔案來(lái)源,、時(shí)間,、內(nèi)容再分成若干層次。分類方法可參照學(xué)校檔案管理中心要求進(jìn)行,。
SB11類歸檔整理：應(yīng)按自然件歸檔,，一個(gè)自然件(自然形成的文件材料)算一件；
SB12類立卷整理：案卷厚度適宜,，一般不超過200頁(yè),；規(guī)格以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，材料過窄應(yīng)加襯邊,，材料過寬應(yīng)折疊整齊,；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附重新打印件,；卷內(nèi)文件的排列,，正文在前，附件,、歷次修改底稿依次排后,；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后,。每一案卷端正書寫標(biāo)題,。
編制目錄：SB11類要求編制盒內(nèi)目錄；SB12類要求編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄,。
案卷排列,，可分兩種方法，第一種方法：同一年度內(nèi),，先排SB11類的永久,、定期，再排SB12類的永久,、長(zhǎng)期,、短期，后續(xù)的年度接著排列(這種方法的好處在于節(jié)省空間),。第二種方法：按年度的先后順序把SB11(永久,、定期)排完，相隔足夠的空間后,，再排不同年度SB12類的永久,、長(zhǎng)期,、短期。后續(xù)年度的不同類別分別放在相應(yīng)的類別后面排列,。
4．檔案的日常管理
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)采取積極措施防止檔案的損壞,，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全,；要做好檔案的防盜,、防火、防水漬,、防潮,、防蟲害、防塵,、防鼠害,、防高溫、防強(qiáng)光等工作,。
涉密的檔案參照學(xué)?！稒n案工作安全保密實(shí)施細(xì)則》（佛科院﹝2015﹞2號(hào)）實(shí)行管理。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,，防止失密和泄密,。
5．檔案的銷毀
對(duì)已超過保管期限、經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案,，要登記造冊(cè),，經(jīng)分管院長(zhǎng)和實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后，相關(guān)人員在清冊(cè)上簽字,，予以銷毀,。
銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，材料量大時(shí)須到指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀,。
實(shí)驗(yàn)室解散或變更時(shí),，檔案應(yīng)移交學(xué)院或相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室。
6．檔案借閱與利用
檔案利用者須填寫檔案調(diào)閱單,，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任簽批后方能調(diào)閱,。
檔案原則上不予外借。如確需外借的,，需經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任簽批外借時(shí)限并辦理外借手續(xù),。借閱期限不超過一星期，到期歸還,；如需再借,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性,，不得擅自涂改,、勾畫、剪裁,、抽取,、拆散或損毀。所借閱檔案交還時(shí),，須當(dāng)面查看清楚,，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo),。
校外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信,，經(jīng)分管院長(zhǎng)（主任）批準(zhǔn)后方可借閱,，且不得帶離實(shí)驗(yàn)室。其抄摘內(nèi)容須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任同意且審核后方能帶出,。
7．其他
各實(shí)驗(yàn)室有義務(wù)向?qū)W校各部門,、師生提供檔案信息服務(wù)，主要包括政策信息,、管理信息,、設(shè)備信息、專題技術(shù)信息等,。
檔案管理人員應(yīng)配合學(xué)校有關(guān)部門及人員做好相關(guān)咨詢工作,。
依據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī),，做好實(shí)驗(yàn)室檔案統(tǒng)計(jì)工作,。
四、附則
1．各實(shí)驗(yàn)室要積極利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理,，提高管理效率,。
2．電子檔案須用一次性不可擦寫光盤存儲(chǔ)，可用U盤,、外置硬盤等介質(zhì)備份,。文件采用PDF、TIFF等格式,。
3. 本辦法由公布之日起實(shí)施,，并由實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)解釋。原《佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法》（佛科院設(shè)備〔2015〕4號(hào)）同時(shí)廢止,。