佛科院設備〔2017〕9號《實驗室工作檔案管理辦法》
發(fā)布時間 :2019年6月30日
實驗室工作檔案管理辦法
實驗室工作檔案是實驗室建設與發(fā)展的記載，是實驗室工作的重要組成部分，實驗室工作檔案可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案。為了進一步加強和規(guī)范實驗室工作檔案的管理，特對原《佛山科學技術學院實驗室工作檔案管理辦法》（佛科院設備〔2015〕4號）修訂制定本辦法。
一、實驗室工作檔案管理體制
1．實驗室工作檔案的管理，實行集中與分散相結合的管理體制。實驗室工作檔案在主管院長（主任）領導下，由各實驗室負責檔案實體的管理。各實驗室必須委派專人負責檔案的收集、整理、歸檔、著錄及統(tǒng)計分析工作。實驗室主任負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
2．實驗室工作檔案必須保持真實性、完整性、規(guī)范性和連續(xù)性，自實驗室建立之日起開始建檔，逐年積累，嚴加管理。
3．檔案管理人員要高度負責，及時收集，定期整理，嚴格檔案借閱手續(xù)。管理人員因工作變動時，要及時辦理移交手續(xù)。
4．各實驗室原則上要求設立專門的檔案柜保管檔案，有條件的可以參照檔案館統(tǒng)一標準采用分體式五層檔案柜，確保檔案的安全。不具備檔案安全保管條件時，要委托學院（信息中心）檔案人員代為保管。
5．實驗室主任要切實加強對檔案的管理及監(jiān)督檢查，各實驗室初步整理好的文件材料須經(jīng)實驗室主任審核后，及時歸檔。
二、實驗室工作檔案歸檔范圍
1．規(guī)章制度材料類（SB11.1）
（1）實驗室建制批文（含實驗室建立、合并、調(diào)整、撤消等）；
（2）實驗室自訂的規(guī)章制度。
2．各類統(tǒng)計報表、請示報告類（SB11.2）
（1）實驗室任務及人員情況學年度統(tǒng)計表；
（2）實驗室學年度開出實驗項目明細表；
（3）實驗室人員學年度基本情況明細表；
（4）實驗室教學科研固定資產(chǎn)明細表（單價為1000元及以上設備）；
（5）實驗室教學科研精密貴重儀器設備年度效益評價表[單臺（套）價為10萬元及其以上設備]。
3．實驗室管理類（SB11.3）
（1）實驗室房屋的位置、平面結構圖、詳細用途及面積資料；
（2）實驗室建設規(guī)劃及執(zhí)行情況，實驗室建設項目計劃及執(zhí)行情況等；
（3）實驗室工作的評估資料，獎懲情況；
（4）實驗室學期工作計劃及總結等；
（5）實驗室學期開放管理記錄、實驗室運行日志、三廢處理及安全檢查記錄等；
（6）實驗室承擔的科研、技術開發(fā)項目及研究成果（包括論文、鑒定、專利及獲獎情況）；
（7）實驗室年度經(jīng)費及使用情況；
（8）實驗室改建、擴建情況等。
4．實驗人員管理類（SB11.4）
（1）實驗室主任崗位職責與工作人員崗位責任制；
（2）實驗室工作人員情況及其變更情況；
（3）實驗室人員參加學術會議及培訓考核記錄及工作人員年度考核表；
（4）實驗室人員參加教研、科研記錄及獲獎和榮譽稱號等記錄。
5．實驗教學管理類（SB11.5）
（1）實驗教學運行資料
①人才培養(yǎng)計劃、實驗教學大綱、實驗教材、實驗指導書及參考資料；
②每學年度實驗教學課表及學期教學日歷；
③實驗登記表、實驗教學內(nèi)容調(diào)整表；
④實驗教學改革方面的資料，包括教研課題、各種基金支持的改革項目等形成的系列材料。
（2）實驗教學質(zhì)量監(jiān)控資料
①各類實驗教學質(zhì)量檢查、評估材料，如新實驗試講試做記錄、學生實驗抽查等材料；
②歷年實驗教學考試、考核題及有關分析、記錄資料；
③近三年部分學生的實驗報告及成績表。
6．其它（SB11.6）
7．設備管理類（SB12.1）
（1）儀器設備的所有隨機資料（各類說明書、圖紙、保修憑證等）；
（2）現(xiàn)有設備數(shù)量及更新變動情況；
（3）設備運行情況及維護維修記錄等；
（4）低值耐用品帳；
（5）大型精密貴重儀器設備技術檔案，包括每臺儀器設備的使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和儀器設備的報損報廢等資料；
（6）儀器設備自制改造等情況資料。
8．聲像類（照片SX12.1、錄音帶SX13.1、錄像帶SX14.1、
幻燈片SX15.1、磁盤SX16.1、影視膠片SX17.1、縮微膠片SX18.1 光盤SX19.1）：
包括有關實驗室活動及儀器設備的照片、影片、錄音、錄像等聲像資料。
三、實驗室工作檔案常規(guī)管理
1．檔案材料的收集
實驗室應及時把處理完畢的文件材料收回實驗室，對不完整的材料，應采取積極措施收集齊全，每學年末把待歸檔材料進行分類、整理、歸檔、著錄。
2．檔案的保管期限
由實驗室主任負責鑒定檔案的價值，確定各類檔案的保管期限。
SB11類檔案保管期限分永久和定期(30年、10年)；SB12類檔案保管期限分永久、長期（50年）、短期（15年）三種。
3．檔案的整理、著錄與排列
實驗室工作檔案依照歸檔范圍劃分的類別（按學校檔案編碼要求）進行統(tǒng)一分類，每一類別依據(jù)檔案來源、時間、內(nèi)容再分成若干層次。分類方法可參照學校檔案管理中心要求進行。
SB11類歸檔整理：應按自然件歸檔，一個自然件(自然形成的文件材料)算一件；
SB12類立卷整理：案卷厚度適宜，一般不超過200頁；規(guī)格以A4紙為標準，材料過窄應加襯邊，材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附重新打印件；卷內(nèi)文件的排列，正文在前，附件、歷次修改底稿依次排后；批復在前，請示在后。每一案卷端正書寫標題。
編制目錄：SB11類要求編制盒內(nèi)目錄；SB12類要求編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
案卷排列，可分兩種方法，第一種方法：同一年度內(nèi)，先排SB11類的永久、定期，再排SB12類的永久、長期、短期，后續(xù)的年度接著排列(這種方法的好處在于節(jié)省空間)。第二種方法：按年度的先后順序把SB11(永久、定期)排完，相隔足夠的空間后，再排不同年度SB12類的永久、長期、短期。后續(xù)年度的不同類別分別放在相應的類別后面排列。
4．檔案的日常管理
實驗室應采取積極措施防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；要做好檔案的防盜、防火、防水漬、防潮、防蟲害、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。
涉密的檔案參照學校《檔案工作安全保密實施細則》（佛科院﹝2015﹞2號）實行管理。實驗室應采取嚴密管理措施，防止失密和泄密。
5．檔案的銷毀
對已超過保管期限、經(jīng)鑒定確已失去保存價值的檔案，要登記造冊，經(jīng)分管院長和實驗室主任批準后，相關人員在清冊上簽字，予以銷毀。
銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，材料量大時須到指定的地點進行銷毀。
實驗室解散或變更時，檔案應移交學院或相應的實驗室。
6．檔案借閱與利用
檔案利用者須填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)實驗室主任簽批后方能調(diào)閱。
檔案原則上不予外借。如確需外借的，需經(jīng)實驗室主任簽批外借時限并辦理外借手續(xù)。借閱期限不超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案借閱者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。所借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。
校外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)分管院長（主任）批準后方可借閱，且不得帶離實驗室。其抄摘內(nèi)容須經(jīng)實驗室主任同意且審核后方能帶出。
7．其他
各實驗室有義務向?qū)W校各部門、師生提供檔案信息服務，主要包括政策信息、管理信息、設備信息、專題技術信息等。
檔案管理人員應配合學校有關部門及人員做好相關咨詢工作。
依據(jù)國家檔案法規(guī)、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好實驗室檔案統(tǒng)計工作。
四、附則
1．各實驗室要積極利用計算機等現(xiàn)代信息技術對檔案進行管理，提高管理效率。
2．電子檔案須用一次性不可擦寫光盤存儲，可用U盤、外置硬盤等介質(zhì)備份。文件采用PDF、TIFF等格式。
3. 本辦法由公布之日起實施，并由實驗室與設備管理處負責解釋。原《佛山科學技術學院實驗室工作檔案管理辦法》（佛科院設備〔2015〕4號）同時廢止。