工作制度
佛科院團委[2012] 3號
佛山科學技術學院團內文件管理制度
文件,，是傳達貫徹上級指示精神,、請示和答復問題,、指導或商洽工作的重要工具，為進一步加強校團委對基層團工作的督促和指導,，提高辦文速度和發(fā)文質量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合學校的實際情況,，特制訂本制度,。
一、發(fā)文的范圍
1,、文件內容主要包括：校級函,、電,、來文，各學院上報下發(fā)的各種文件,、資料,。各學生機構、部門相關方函,、電,、來文。
2,、下發(fā)文件主要用于：
(1)公布規(guī)章制度,；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的相關文件；
(3)公布體制機構變動或干部任免事項,；
(4)發(fā)布有關獎懲決定和通報,；
(5)其他有關重大事項；
二,、發(fā)文程序規(guī)定
1,、草擬文稿必須從學校角度出發(fā)，做到情況確實,、觀點鮮明,、條理清楚、層次分明,、文字簡練、標點符號正確,、書寫工整,。人、地,、名稱,、引文及時間要具體、準確,。
2,、各機構、部門申請紅頭文原稿時,，必須先填寫公文簽批紙（見附件一）,，并按照公文簽批紙上所要求的各項內容進行填寫，然后將填寫好的公文簽批紙拿給分管老師審批,，最后將經分管老師審批過的公文簽批紙拿回校團委辦公室,，由校團委辦公室進行登記編號并發(fā)放紅頭文原稿，由機構自行打印,。
3,、文件印好后,，由各自機構秘書處自行下發(fā)文件。各機構發(fā)放各種紅頭文件時,，必須多備三份,，兩份校團委書記辦公室，一份交給校團委辦公室,。
三,、文件的管理
1、文件,，實行統(tǒng)一管理,。文件的管理，要做到規(guī)范,、準確,、及時、安全,。
2,、紅頭文原稿的發(fā)放、公文簽批紙的登記簽收和文件保管均由校團委辦公室負責,。
3,、校團委辦公室要將各機構、部門申請紅頭文原稿時所填寫的公文簽批紙用《紅頭文件登記本》進行登記簽收,。
4,、校團委辦公室務必及時把各機構、部門上交的備份紅頭文件分類按編號保管,。
5,、為加速文件運轉，校團委辦公室應在各機構,、部門申請紅頭文原稿當天將紅頭文原稿發(fā)送給各機構,、部門，并負責督促各機構,、部門盡快發(fā)送和備份上交文件,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
6,、校團委辦公室對文件負有催辦,、檢查、督促的責任,。各機構,、部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,，如確系工作需要備查,，應征得校團委辦公室負責人同意后,，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉,，以防丟失,。
7、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),，按時歸還,。任何人不得將文件帶走，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。
8,、各機構、部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交,、保管,、保密、催辦檢查工作,。
四,、附則
本制度由校團委辦公室起草，解釋權修訂權歸校團委辦公室,，若與以往制度存在異議,，以本制度為準，本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,。
共青團佛山科學技術學院委員會
二0一二年三月三十日
主題詞：文件 管理 通知
抄送：校學生會,，社團聯(lián)合會，青年志愿者協(xié)會,。
共青團佛山科學技術學院委員會 2012年03月30日印發(fā)
附件一
中共佛山科學技術學院委員會公文簽批紙
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文種：□通知 □請示 □報告 □規(guī)定 □辦法 □意見 □通報 □決定 □函 □其他 |
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文件標題：
有關附件：
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抄送部門： （上網：□是 □否; 印紙質： □是 □否） |
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共打印 份（其中自存 份,，團委書記2份、校團委辦公室1份） |
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擬稿部門： 擬稿人： 部門負責人審簽： |
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團委辦公室審核 |
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團辦收文時間： 年 月 日 時 |
佛科院 [ ] 號 |
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分管老師 簽名 |
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